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远程会议指南

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什么是远程会议？

远程会议又称为虚拟会议，是一种通过线上连接视频或音频举行的会议。

正确进行远程会议的 10 种方法

在极狐(GitLab)“如何正确地开会？”是最常被问到的问题。

远程会议需要注意的内容够很多与线下会议类似，但也有一些不同点。但请记住：如果你必须开会，至少让他变的有趣！(If you have to have a meeting, at least make it fun!)

1. 将参加会议作为一种选择

相较一般公司，我们的团队成员来自全国十几座城市，虽然时区相同，但是每个人的工作节奏不同，生活方式也不同，这使得我们同步会议的效率十分底下。我们更加鼓励员工进行异步的沟通，将时间花在提高工作效率，完成目标任务上，而非无止境的开会。所以默认情况下，我们不希望频繁的举行会议，每个会议的时间也尽量控制在一小时以内。如果您每周的会议时间过长，请和您的直属上级进行沟通，共同讨论这些会议的合理性并进行优化。

2. 取消不必要的重复会议

定期会议通常都会设定一个确定的目标点（1:1 会议除外），在达到目标后，请毫不犹豫的取消它。事实上，取消一个不必要的会议，对所有邀请列表上的人都是一种解放，他们可以有更多的时间投入到更有意义的工作中。

3. 准备开始，准时结束

注意力被分散后，需要很长的一段时间才能重新恢复专注。虽然并不是每次都能将会议安排的恰到好处，但按时开始和结束可以最大限度的减少对工作计划和专注度的干扰。

同时在开会时，最好流出 5 - 10 分钟的时间来记录、整理和拓展（这 5 -10 分钟是包括在 1 小时的会议时间里的），这是一个非常好的习惯。

4. 所有的会议都必须有议程

“没有议程，就没有会议！”每个与工作相关的会议都必须在会议邀请中添加议程（定期会议会有固定的议程），为了更好的了解极狐(GitLab)如何使用议程文档，这里有一个议程模板实例，您可以直接复制并使用这个模板。这里的议程不包括非正式远程沟通。

5. 记录一切！

在会议中进行记录是非常有用且必要的！这可以有效的避免很多问题的发生，下面是一些你可能记录会议的其他方式（除了现场文件议程之外）。

  1. 在会议期间，将与会者的意见和反馈添加到现有议程项目中。
  2. 在会议议程中引用团队成员的姓名时，请确保显示完整的名字。（例如：当我们在议程中写下发言者的姓名时，我们应该写上全名或直接 @ 该成员）
  3. 在 action items 中，我们可以直接创建一个 Issue 或 Merge Request 在 GItLab 中进行更多的关联操作。
  4. 对于无法出席会议的关键成员，创建一个 Issue 并 assign 或 cc 该成员，确保他能异步的获得信息并做出贡献。
  5. 记录会议，您始终可以删除不需要的会议，但无法追溯丢失的记录，请确保您的会议记录已正确的 title 和 labels 被保存在 Google Drive 或者 GItLab 上。

6. 使用正确的工具

发起远程会议非常的简单，与其他团队争夺空间、寻找拥挤的会议室以及时刻确认会议室有没有被其他人占用，这些集中办公时每天都会遇到问题都不会在远程会议中发生。但是正确的使用工具也是十分必要的：

  1. 极狐(GitLab)使用腾讯会议进行视频通话与屏幕共享，重要的内容请录制在本地并在会议结束后上传 Google Drive。
  2. 我们使用 GitLab Issues 来记录会议中安排的任务以及后续的任务最终。
  3. 使用 Google Calendar 等日程管理软件来管理和安排日程。

使用 GItLab 代替会议

我们提倡异步的进行工作，GItLab 作为一种协作工具可以很好的帮助我们进行协作。我们推崇更多的使用 GItLab 而非进行长时间的远程会议，我们也会将我们远程办公的经验分享给更多的个人、组织与企业，让大家更好的适应远程办公，更高效的远程工作。

7. 避免混合接入

所谓混合接入就是在一个物理房间中的参会者及其他远程参会者混合接入的会议，因为这回导致会议的混乱且无法公平的进行沟通交流。

而必须进行混合接入，请让每个人都使用自己的设备（电脑、耳机、屏幕），即使他们在同一个房间内，这确保了每个人在会议中都有相同的环境。如果可能的话，请分开通话并保证 100% 的远程通话，这有助于避免延迟和反馈导致的沟通问题。

8. 会议是关于工作的，而不是背景

在准备视频通话时，您的外表、周围环境和背景可能是巨大压力和焦虑的来源。

  1. 不要浪费时间尝试为您的视频通话寻找完美的背景。
  2. 庆祝独特的环境。在极狐(GitLab)看到团队成员从湖岸、咖啡店、房车甚至步行时参与视频通话的情况并不少见。
  3. 专注于您的互联网连接和音频质量（使用耳机），减少他人的听力疲劳。
  4. 鼓励和家人和室友打招呼！全远程员工通过视频通话邀请其他人进入他们的家，创造了一个与同事分享生活的独特机会。
  5. 鼓励开启摄像头，但不方便时可以不开启。

9. 移开视线也没关系

在极狐(GitLab)，我们让团队成员成为他们注意力的管理者。

  1. 如果会议的（特定部分）不适用于您，则处理其他任务是完全可以接受的。如果您的会议只有极狐(GitLab)团队成员，请让您的摄像头保持开启状态，让人们看到整体兴趣水平并调整在某些主题上花费的时间。如果您的会议包括非极狐(GitLab)团队成员，请考虑关闭您的摄像头，因为极狐(GitLab)以外的人可能不知道我们可以在会议期间处理其他任务。
  2. 偶尔要求重复一些事情并不尴尬。因为您管理自己的注意力，所以您可以自由地参与其他工作，然后被拉回会议对话的相关部分。
  3. 在视频通话中打断别人感觉很粗鲁。这是因为延迟会导致您通过扬声器交谈的时间比面对面会议期间更长。我们不应该因此而气馁，中断提供的问题和背景是有价值的。在这种情况下，我们必须做一些违反直觉的事情才能使全远程会议正常工作。在极狐(GitLab)中，鼓励每个人在视频通话中打断演讲者以提出问题或提供上下文。我们希望每个人都做出贡献而不是只有演讲者一人，就像面对面的会议一样。

10. 表示感谢并发挥创造力

在极狐(GitLab)，我们鼓励团队成员对会议的组织者和主持人表达感谢，因为正是他们的付出让我们远程办公的效率更高、效果更好。同时也鼓励团队成员对远程会议的形式进行创新，映入一些并不是特别有用但十分有趣的内容来打破由于远程会议而造成的沉闷气氛。就像 GItLab Inc. 之前做过的： "How we turned a dull weekly all-hands into a podcast"。